研究のタスクをRTMで管理してみる
以前、研究のタスクに関してはMoleskine Memo Pocketsにて管理していると書きました。
ただ、ついこの間に卒論を出して一区切りついたので、試しにオンライン上でタスクを管理してみようと思い立ちました。完全に気まぐれです。これまでのやり方に不便があったということは特にはありません。
そこで、以前触ったことのあるRemember the Milk（以下、RTM）にて管理をしてみることにしたので、そのやり方について書いてみます。まだ暫定的ですが。
受信箱＝Inbox、リスト＝やる区間
基本は以前と同じ、GTD+Rの分け方です。ただ、Inboxは受信箱にして、ここにタスクを追加していきます。
リストには、
- @10-this week
- @15-this week@5C
- @20-next week
- @30-this month
- @40-someday
を作りました。this weekは場所で二つに分けています。5Cというのは研究室の部屋の名前です。
受信箱に入ったタスクには、これらのリストに振り分けます。next weekやthis month、somedayに振り分けられたものは然るべきときにthis weekのどちらかに振り分けられます*1。つまり、今週やるものに対してだけコンテキストを考えます。
タグ＝プロジェクト、Next Action
タグでプロジェクトの管理をします。リストでしないのは、個人的には位置付けとして「やる区間」＞「プロジェクト」なので、やる区間をリストで管理し、そこに入るタスクのタグとしてプロジェクトの印を付けた方が直感的だったからです。あとプロジェクトの数はどんどん増える可能性があるので、リストにしてしまうと数が増えすぎて扱いづらくなりそうだったからというのもあります。
タグに「na」とつけたものは「次にすぐやるもの」となります。つまりあるプロジェクトの中で最初にやるアクションとなります。naをつけたタスクをやり終えたら、その日の終わりにタグで検索することでプロジェクトごとのレビューを行い、次のNext Actionにnaタグをつけます。
「期日」で今日やるタスクを見る
基本的に、その日にやるタスクを決めるのは前日のレビューです。レビューは作業をやり終わった後のまとめの段階でやります。
このとき、次の日にやるタスクの「期日」を「tomorrow」、つまりそのタスクをやる予定の日にします。そうすると、RTMを開いたときに、今日が期限のタスクとしてその日にやるタスクが一覧で表示されます。
リストでやってもいいとは思うのですが、いちいち移動するよりはまとめて「tomorrow」と指定した方が楽だと思ったのでこの方法にしています*2。それに、最初にRTMを開けば今日やるタスクが一覧できるのも便利だと思ったからです。
おそらく、「期日」は締め切りを管理するものだと思うのですが、RTMの最初のページ、「全体」のページだと、「今日」のページ（今日締め切りのタスクが並んだページ）が出ます。しかし、今日が期限のタスクを今日になって示されても困るわけです。RTMの「期日」は、
- 「この日までにやらなくてはいけない」期日ではなく、「この日にやる」期日
だと思っています。「この日までにやらなくてはいけない」期日に関しては、タスクの内容の冒頭に(0214)というように直接書いています。頭が記号なので、たいていはリストの先頭に並ぶので目に付きやすくなり、忘れることもないと思います。
何を管理するかにもよると思いますが、期日はそんなに変更しないので、私の場合はわざわざ別にある欄を利用する必要もないと思っています。やる日を決めても、どうしてもその日にはできなくなることもあるので、そのときには「延長」のボタンを押せば自動的に次の日に「今日」のリストに並びます。
レビュー
レビューはタスクをやる前と、その日のまとめのときにやります。
タスクをやる前のレビューは、それまでに受信箱に入っているタスクの振り分けです。タグをつけたりリストに振り分けたりします。そのタスクを今日やる場合は「期日」に「today」と入力し、「今日」のリストに表示させます。
まとめの時にやるレビューはまず、その日やったタスクがあるプロジェクトの次のNext Actionにnaタグをつけます。これはタグで検索を行い、プロジェクトのタスクを一覧して行います。ここで、プロジェクトに足りないタスクがないかどうかもチェックします。
見たいときにだけ一覧できればいいので、プロジェクトのタスクをリストにして常に一覧にしておく必要はないと考えています。この日はこのプロジェクト、というようにプロジェクトごとに進めていくわけではないからです。
その後、次の日にやるタスクをthis weekから選び、「期日」を「tomorrow」に設定します。
実行リスト＝紙
「今日が期限」の一覧を見る、と上記で書きましたが、実際にこの一覧を見て作業をするわけではありません。この一覧を印刷するか紙で転記して作業します。
こうするのは、作業に関してのメモや手順の変更に関しては手で書いた方がやりやすいというのがあります。ずっとパソコンで作業する研究なので、タスクに関してのメモを付け足したり手順を変更したりする度に、ウィンドウを切り替えて打ち込んで、とやるのは混乱すると思ったので、自分がそのときやることのリストはあえてアナログにしています。
とりあえずこれで動かしてみる
まだこのやり方でやりだしてそんなに経っていないので、修正は入ると思います。それにまたMemo Pocketsに戻るかもしれません。ただ、実行する際に見るDoingリストだけはアナログのままだと思います。作業スペースとタスクを管理するスペースが同じ場所（パソコンの画面）だと、次のタスクに移る際の思考の切り替えがうまくいかない気がしています。画面から視線を外して次何をすればいいかを考えることが、タスクに対しての思考の切り替えをやりやすくしているように感じます。もし単にタスクについてメモをしただけでも、目を画面に戻せば今の作業の続きができます。あくまでも感覚的なものなので勘違いかもしれませんが、けっこう感覚的なものが大事なんじゃないかと最近思っています。
